In einer Ära, in der soziale Medien, Blogs und Instant-Messaging-Dienste die Schlagzeilen dominieren, mag man versucht sein zu glauben, dass die traditionelle Pressemitteilung an Bedeutung verliert. Trotz der immensen Informationsflut stimmt das aber nur bedingt. Zwar sind in den vergangenen Jahren immer neue Kommunikationskanäle und Ausspiel-Plattformen hinzugekommen, die gute alte Pressemitteilung hat aber auch heute noch ihre Berechtigung. Von der Planung bis zur Veröffentlichung gibt es viele Faktoren zu beachten, um das Beste aus Ihrer Pressemitteilung herauszuholen. In diesem Blogartikel geht es um die wichtigsten Aspekte und Elemente, über die eine gute Pressemitteilung verfügen sollte.
Warum Pressemitteilungen auch heute noch unverzichtbar sind
Die Pressemitteilung mag altmodisch erscheinen, aber sie ist und bleibt ein zeitloser Kommunikationskanal. Gerade in der heutigen dynamischen Medienlandschaft kann sie als Ankerpunkt dienen, um inmitten des digitalen Lärms Aufmerksamkeit zu erregen. Sie bietet Struktur, Glaubwürdigkeit und Kontrolle über die vermittelten Informationen und dient dazu, relevante Informationen über das Unternehmen, Produkte oder Dienstleistungen zu verbreiten und somit das Interesse der Medien und potenzieller Kunden zu wecken. Eine gut geschriebene Pressemitteilung kann dazu beitragen, ein Unternehmen in den Medien präsenter zu machen und somit eine höhere Bekanntheit zu erlangen. Außerdem können durch Pressemitteilungen auch neue Kunden gewonnen werden, da diese über Neuigkeiten und Entwicklungen des Unternehmens informiert werden. Es lohnt sich also, Zeit und Mühe in die Erstellung einer professionellen Pressemitteilung zu investieren, um die Wirkung auf die Leser zu maximieren. Aus folgenden Gründen sind Pressemitteilungen ein wichtiger Kommunikationsbaustein:
- Strukturierte Information in einem überfluteten Medienumfeld: In der heutigen Informationsflut sind klare und strukturierte Informationen von unschätzbarem Wert. Pressemitteilungen sind darauf ausgelegt, die wichtigsten Informationen in einer (idealerweise) leicht verständlichen Form zu liefern. Journalisten und Redakteure schätzen diese Struktur, da sie ihnen hilft, relevante Nachrichten schnell zu identifizieren und zu verarbeiten.
- Glaubwürdigkeit und Seriosität: Pressemitteilungen werden oft als vertrauenswürdige Informationsquelle angesehen. Unternehmen und Organisationen, die den Aufwand betreiben, eine qualitativ hochwertige Pressemitteilung zu verfassen und zu verbreiten, zeigen damit ihr Engagement für Transparenz und Offenheit. Dies kann das Image und die Glaubwürdigkeit stärken.
- Kontrollierte Botschaften: Bei einer Pressemitteilung behältst du weitgehend die Kontrolle über deine Botschaft. Auch wenn Medien nur Auszüge oder einzelne Zitate übernehmen, kannst du relativ sicher sein, dass die Informationen präzise und unverfälscht vermittelt werden. In der heutigen Welt, in der Nachrichten schnell viral werden können und Fehlinformationen verbreitet werden, ist dies von nicht zu unterschätzendem Wert.
- Erreichen neuer Zielgruppen: Pressemitteilungen können dazu beitragen, neue Zielgruppen zu erreichen, die möglicherweise nicht über soziale Medien oder Blogs erreichbar sind. Nicht immer wird sofort ein Artikel daraus, aber Journalisten, Analysten und Fachleute in bestimmten Branchen halten oft nach Pressemitteilungen Ausschau, um auf dem Laufenden zu bleiben.
- Unterstützung in der Berichterstattung: Journalisten benötigen oft zusätzliche Informationen und Hintergründe, um eine Geschichte zu entwickeln. Eine gut geschriebene Pressemitteilung mit klaren Fakten und Zitaten von Experten kann ihre Arbeit erheblich erleichtern und dazu beitragen, dass deine Geschichte in den Medien erscheint.
Planung und Recherche vor dem Schreiben einer Pressemitteilung
Planung und Recherche sind die wichtigsten Schritte bei der Erstellung einer erfolgreichen Pressemitteilung. Bevor du mit dem Schreiben beginnst, solltest du dir über das Ziel deiner Pressemitteilung im Klaren sein. Welche Botschaft möchtest du vermitteln und welche Zielgruppe erreichen? Nimm dir Zeit, um deine Quellen zu überprüfen und sicherzustellen, dass deine Informationen korrekt und aktuell sind. Denn eine gut geplante Pressemitteilung wird nicht nur von den Medien besser aufgenommen, sondern auch von Ihrer Zielgruppe besser wahrgenommen.
Struktur und Inhalt einer Pressemitteilung
Die Struktur einer Pressemitteilung ist ein wichtiger Faktor, um die Aufmerksamkeit deiner Leser zu gewinnen und hilft dir, den Inhalt klar und prägnant zu vermitteln. Eine typische Pressemitteilung besteht aus dem Logo des Unternehmens, dem Datum, der Überschrift, dem Untertitel, dem Textkörper und den Kontaktdaten am Ende. Die Überschrift sollte kurz und aussagekräftig sein, um das Interesse der Leser zu wecken. Sie ist der erste Eindruck, den deine Pressemitteilung hinterlässt. Sie sollte informativ, ansprechend und aufmerksamkeitsstark sein. Idealerweise sollte sie in etwa 60 Zeichen passen, um sicherzustellen, dass sie in den Suchergebnissen und auf Social-Media-Plattformen gut dargestellt wird. Der Untertitel kann dazu genutzt werden, weitere Details zur Überschrift zu liefern.
Der eigentliche Inhalt der Pressemitteilung ist das Herzstück einer erfolgreichen Veröffentlichung. Schreibe deine Pressemitteilung in der sogenannten „Inverted Pyramid“-Struktur. Das bedeutet, dass die wichtigsten Informationen in den ersten beiden Absätzen enthalten sein sollten, gefolgt von unterstützenden Details. Dies ermöglicht es Journalisten, den Kern der Geschichte schnell zu erfassen, den Text von unten zu kürzen oder bei Bedarf weitere Informationen zu finden. Deine Einleitung sollte die 7 journalistischen „W“-Fragen beantworten: Wer (hat etwas getan)?, Was (hat er denn getan)?, Wo (ist das passiert)?, Wann (ist das passiert)?, Wie (hat er es getan)?, Warum (hat er es getan) und Woher (stammt die Information)?
Im Hauptteil sollten dann alle relevanten Details und Hintergrundinformationen präsentiert werden: Stütze deine Aussagen mit Fakten und Daten. Journalisten schätzen solide Informationen, um ihre Berichterstattung zu unterstützen. Achte darauf, die wichtigsten Informationen in einer klaren und verständlichen Sprache zu präsentieren. Dabei gilt es jedoch, nicht zu ausführlich zu werden und den Fokus auf die Kernbotschaft zu legen. Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Verwendung von Zitaten oder Statistiken, um deine Aussagen zu untermauern. Vermeide es, deine Leser mit unnötigem Beiwerk oder jargonartiger Sprache zu verwirren. Eine gute Orientierung, ob deine Meldung für Medien interessant ist, bieten die journalistischen Nachrichtenwerte oder Nachrichtenfaktoren. Je einfacher du es den Redaktionen machst, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass deine Pressemitteilung veröffentlicht wird.
Die Kontaktdaten am Ende sollten Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners enthalten.
Bilder und Grafiken in der Pressemitteilung
Bilder und Grafiken können eine Pressemitteilung ungemein aufwerten und den Leser visuell ansprechen. Besonders bei komplexen Themen oder Produkten können Bilder und Infografiken helfen, komplexe Zusammenhänge verständlicher zu machen. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass die Bilder und Grafiken auch wirklich zum Inhalt der Pressemitteilung passen und nicht nur als reine Dekoration dienen. Auch die Qualität der Bilder sollte stimmen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Zudem sollten die Bilder mit einer aussagekräftigen Bildunterschrift versehen werden, um dem Leser direkt klar zu machen, wer und was auf dem Bild zu sehen ist. Allerdings sollte man es auch nicht übertreiben mit der Anzahl der Bilder, da diese sonst schnell vom eigentlichen Inhalt ablenken können. Um nicht im Spam-Ordner zu landen oder die Postfächer der Redaktionen zu verstopfen, solltest du die Bilder nicht als Anhang mitschicken. Es empfiehlt sich stattdessen, die Bilder in einem Cloudspeicher abzulegen und deiner Pressemitteilung nur den Downloadlink hinzuzufügen.
Prüfung und Veröffentlichung der Pressemitteilung
Nachdem die Pressemitteilung geschrieben wurde, ist es unerlässlich, sie sorgfältig zu prüfen und zu überarbeiten. Eine fehlerhafte oder unklare Pressemitteilung kann das Image des Unternehmens beschädigen und sogar zu negativer Berichterstattung führen. Beim Gegenlesen sollten nicht nur Rechtschreib- und Grammatikfehler korrigiert werden, sondern auch der Inhalt auf seine Richtigkeit und Aussagekraft hin überprüft werden. Es ist daher absolut empfehlenswert, die Pressemitteilung von einem Lektor oder Kollegen lesen zu lassen, um Feedback zu erhalten und eventuelle Schwachstellen aufzudecken.
Ist die Pressemitteilung finalisiert, sollte sie an relevante Medienvertreter verschickt werden. Wähle sorgfältig die Kanäle und Medien aus, über die du deine Pressemitteilung verbreitest. Passe den Inhalt an die jeweilige Zielgruppe an und vermeide das Gießkannenprinzip. Wenn möglich, kann hierbei eine individuelle Ansprache der Journalisten gewählt werden und einen aussagekräftigen E-Mail-Betreff sowie eine kurze Einleitung zu formulieren. Mit der Veröffentlichung der Pressemitteilung beginnt dann die Phase des Monitorings und der Nachbereitung, um den Erfolg der Maßnahme evaluieren und gegebenenfalls nachjustieren zu können.